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10 pautas para gestionar el tiempo de manera eficaz

Nos pasamos la vida diciendo “No tengo tiempo”. Cada día tiene 24 horas y en ocasiones no resultan suficientes para llevar a cabo todas los quehaceres y obligaciones en el ámbito personal, social y profesional. Los días pasan y a veces se nos acumulan las tareas y compromisos y entramos en una dinámica en la que parece que nos hallamos sin rumbo y sin tiempo para casi nada.

10 pautas para gestionar el tiempo de manera eficaz

Sin embargo, ¿cómo es posible que haya gente “todoterreno” a quien parece que el tiempo le cunde el doble que a nosotros? La respuesta a esta pregunta es que aprovechan mejor su tiempo, lo gestionan eficazmente. En este post os traemos algunas pautas para tomar el control de vuestras horas diarias, tomar decisiones adecuadas, adquirir hábitos de productividad y exprimir al máximo vuestro tiempo:

  1. Establecer objetivos. Antes que nada es fundamental identificar los objetivos que queremos alcanzar, ya sean profesionales o personales. Si nos marcamos unas metas podremos avanzar en la dirección deseada y no perdernos por el camino.

  2. Planificar. Para el correcto aprovechamiento del tiempo, la planificación anticipada de las tareas a realizar a corto, medio o largo plazo es fundamental. Emplear una lista de tareas diarias nos será útil para organizar cada jornada y disponer de un itinerario de actividades.
  3. Importante vs. Urgente. Es importante reparar en que no siempre lo urgente es lo importante. Hay que diferenciar lo importante (las cosas que nos ayudan a conseguir nuestros objetivos) de lo urgente (lo que apremia realizar en relación al factor tiempo).
  4. Ser realistas. Si queremos ser competentes tenemos que ser realistas con nuestras capacidades y no intentar abarcar más de lo que humanamente podemos. En algunos casos necesitaremos ayuda o tendremos que delegar en otras personas para poder llegar a todo.
  5. Priorizar..Una vez establecidas las tareas a realizar, hay que proceder a dar prioridad a unas sobre otras estableciendo un orden para su ejecución y asignando un tiempo aproximado para cada una de ellas.
  6. Saber decir no. No es tarea fácil pero sí necesaria para la consecución de nuestros objetivos. Las distracciones o interrupciones son incompatibles con una eficaz gestión del tiempo y en ocasiones nos veremos obligados a decir no a aquellas cuestiones que nos impidan cumplir con las tareas que nos hemos asignado en nuestra planificación.
  7. Horas más/menos productivas. Cada persona dispone de un ritmo físico y mental personal, una energía que se distribuye en diferentes periodos de tiempo en los que nuestros rendimientos son más elevados o, por el contrario, menores. Debemos identificar nuestros ritmos de trabajo para dedicar las tareas más complejas o que requieren de mayor concentración o esfuerzo, y las más sencillas en aquellas horas en las que nuestro nivel de productividad desciende.
  8. Dividir las tareas: Para el mejor aprovechamiento del tiempo, es conveniente dividir las tareas complejas en subtareas o fases con la consiguiente asignación de tiempo para cada una de ellas. De este modo, optimizamos el tiempo sin caer en la frustración de acometer tareas interminables.
  9. Descansar.. Si queremos mantener los niveles de productividad será necesario también establecer una serie de descansos entre tareas. Se recomiendan 5 minutos de descanso cada 25 a 35 minutos y entre 15 y 30 minutos cada 2 horas.
  10. ¡Premio! Al final de cada jornada, o incluso al terminar cada tarea o subtarea, y siempre que hayáis obtenido los resultados marcados, premiaros. Realizar alguna tarea gratificante a modo de incentivo y felicitaros mentalmente porque en la vida y también a nivel profesional, el nivel de autoexigencia se mantiene con éxito a través de mecanismos de incentivos.
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